Poucas coisas são mais odiosas do que reuniões morosas e demoradas, sem foco. Além de gerar desconforto e tédio, elas acabam cortando muito tempo produtivo de cada pessoa que participa dela. Por isso é essencial para a empresa que suas reuniões sejam rápidas, sucintas e efetivas.

Divulgue a pauta com antecedência

Cada participante deverá saber porque foi solicitado a participar, qual seu papel na reunião e como ele pode contribuir.

Restrinja o número de participantes

Quanto mais pessoas numa reunião, mais cansativo e ineficiente o encontro será. Convoque apenas o número mínimo de pessoas necessário para que a reunião aconteça. Se chamar um líder de uma equipe, não é necessário que seus subalternos também participem.

Corte o bate-papo

Um dos maiores problemas em reuniões são os bate-papos informais que acabam atrasando a reunião ou fazendo que os horários estourem. Não permita que conversas fora do assunto tomem a frente e saiba disperar o assunto e recuperar o foco.

Não extrapole o horário da reunião

Determine o horário de início e fim da reunião e termine no horário estipulado. Esteja sempre de olho no horário para saber quanto tempo falta e, caso necessário, acelere o assunto para dar tempo de falar de tudo que for necessário.

Defina ações para todos

Ao fim da reunião, determine um plano de ação e atribua tarefas para cada participante, com prazos. Elabore e envie para todos uma ata da reunião, lembrando exatamente o que foi definido e como.

Quer aprender a conduzir reuniões com maestria e tirar o máximo de proveito delas? Confira o curso de condução de reuniões da PactoRH!